Platzt Ihre Ablage aus allen Nähten? Brauchen Sie viel zu lange, um wichtige Dokumente wiederzufinden? Haben Sie sich vor der Digitalisierung von Dokumenten bisher gescheut? Ein Dokumentenmanagement kann so einfach sein!
Mit dem Dokumentenmanagement von WinWorker können Sie Ihre eingescannten und digitalisierten Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen einfach verwalten, verarbeiten und archivieren. Auf diese Weise beschleunigen Sie interne Arbeitsabläufe und organisieren Ihr Büro noch besser! Die Archivierung der Dokumente ist somit für die Zukunft gesichert.
Alles an einem Platz
Scannen Sie Ihre Dokumente aus Papier ein und digitalisieren Sie diese! Mit dem Dokumentenmanagement von WinWorker können Sie die Dokumente dann mit elektronischen Informationen anreichern und in die digitalen Büroprozesse eingliedern. So finden Sie Dokumente in wenigen Augenblicken, können Details einsehen oder problemlos feststellen, wer eine Rechnung freigegeben hat.
Alle Dokumenten-Vorgänge beschleunigen sich bei der Nutzung des Dokumentenmanagements erheblich: Schriftstücke wie Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Pläne und viele weitere Dokumente sind archiviert und lassen sich gezielt und vor allem schnell über die Dokumentensuche abrufen.
Sie können Dokumente mit Arbeitsaufträgen versehen. Auf diese werden Ihre Mitarbeiter dann per Mail und auf der WinWorker Startseite „Heute zu tun“ hingewiesen und regelmäßig erinnert. So steht beispielsweise einer fristgerechten Prüfung einer Rechnung nichts mehr im Wege. Ganz einfach können auch Aufgaben delegiert werden, falls der zuständige Kollege nicht da ist. Selbstverständlich erhalten Sie automatisch Rückmeldung über das Dokumentenmanagement, wenn der Arbeitsauftrag erledigt ist.
Über ein Outlook-AddIn können übrigens auch E-Mails samt Anhängen im Posteingang erfasst und archiviert werden. Sie benötigen dafür nur eine MS Outlook Version 2003 oder höher.
Zertifiziertes Dokumentenmanagement
Unser Dokumentenmanagement ist genauso wie der Posteingang durch die unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Concunia GmbH als GoBD konform testiert worden. Das Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil unseres GoBD-Maßnahmenkatalogs. Informieren Sie sich über unseren GoBD Maßnahmenkatalog, um GoBD konform zu arbeiten.
Ihre Vorteile
Arbeitsaufträge flexibel steuern
Sie können Dokumente direkt mit Arbeitsaufträgen an Ihre Mitarbeiter verteilen. Diese werden dann per Mail und im WinWorker auf die Aufgabe hingewiesen und regelmäßig erinnert. Wenn Sie die WinWorker App auf dem Smartphone nutzen, können Ihre Mitarbeiter die Dokumente auch auf der Baustelle einsehen.
Prozesse beschleunigen
Die digitalisierten Dokumente können problemlos weitergeleitet und anderen zugänglichgemacht werden. Ihre Schreiben werden so schneller auffindbar und lassen sich mit Erinnerungen, Aufgaben und Anmerkungen versehen. So werden Arbeitsabläufe gestrafft und die Kommunikation beschleunigt – betriebsintern und mit Ihren Kunden.
